Vacature: Managementassistent Publieke Zaken

Vacature: Managementassistent Publieke Zaken

Als managementassistent ben jij de steun en toeverlaat van het bureau en een belangrijke schakel tussen de klanten en het bedrijf. Er wordt van je verwacht dat je proactief meedenkt en de directeur ontzorgt in zijn mailbox.

In deze functie ben je verantwoordelijk voor veel verschillende taken. Je bent het allereerste aanspreekpunt en visitekaartje van het bedrijf. Jij ontvangt bezoekers, organiseert de communicatie van het algemene telefoonnummer en mailbox. Ook kunnen klanten en leveranciers bij jou terecht voor praktische vragen en doorverwijzing naar de juiste medewerker. Daarnaast zijn er ook verschillende administratieve werkzaamheden waar jij verantwoordelijk voor bent.

Het bedrijf waar jij gaat werken, helpt andere bedrijven en organisaties bij het behartigen van hun belangen in Den Haag, Brussel of bij lagere overheden (zoals provincies en gemeenten) op het gebied van energie, klimaat en milieu. Daardoor zijn jouw contacten heel wisselend.

De sfeer is heel informeel en er is weinig hiërarchie. Je werkt samen met de directeur, adviseurs en stagiaires. Als ideale aanvulling op dit team ben jij betrouwbaar, doortastend en iemand die proactief meedenkt en graag zelf het initiatief neemt.

Taken & verantwoordelijkheden

  • Afhandelen van inkomende (telefoon, e-mail, post) en uitgaande communicatie (coördinatie van de huisstijl en ondersteuning aan het gebruik van huisstijl)
  • Beheren e-mailbox directeur
  • Beheren van de agenda’s
  • Coördinatie van urenadministratie
  • Agenderen, voorbereiden en notuleren van agendaoverleg
  • Beheren van het digitale archief en klantbestanden
  • Beheren van contracten en opstellen van facturen
  • Verwerken van personeelsmutaties
  • Bieden van facilitaire ondersteuning (bijvoorbeeld beheren van kantoorvoorraad, verzorgen van de ordelijkheid van het kantoor en organiseren van Publieke Zaken-brede activiteiten)

Gevraagde competenties

  • Sociaal en empathisch
  • Initiatiefrijk
  • Probleemoplossend vermogen en besluitvaardigheid
  • Klantgerichtheid
  • Integriteit
  • Flexibiliteit en het vermogen om snel te schakelen
  • Kritisch denkvermogen
  • Vermogen om te bouwen aan een jonge en groeiende organisatie

Herken jij je in dit profiel? Neem dan contact op met René Leegte via rene@publiekezaken.eu/+31 6 50 41 99 72.

Search